Aloite taidehankinnasta on hyvä tehdä heti, kun jokin rakennushanke tulee esille. Rakennushankkeesta laaditaan ensin tarveselvitys. Tarveselvitys sisältää perustelut hankkeen tarpeellisuudesta, alustavan tilaohjelman (minkälaisia tiloja, huoneita tarvitaan), kuvauksen tiloista ja niiden sijainnista vaadittavista ominaisuuksista, vaihtoehtoiset ratkaisut sekä hankkeen toteutusaikataulun.
Tässä vaiheessa tarvitaan sopiva henkilö (henkilöryhmä) tilaajaorganisaatiossa, taidemuseossa, rakennuksen käyttäjissä tai vaikkapa paikallisessa taiteilijajärjestössä, joka tekee aloitteen taidehankinnan sisällyttämisestä rakennushankkeeseen. Hän esittää perustelut siitä, miten taidehankintojen avulla voidaan edistää rakennushankkeelle asetettujen tavoitteiden saavuttamista ja lisätä rakennuksen merkittävyyttä käyttäjille. Tämä koskee uudisrakennus- ja peruskorjaushankkeita.
Taidehankinnan ottaminen mukaan tarveselvitykseen ainakin mainintana on oleellista, sillä tarveselvityksen perusteella tehdään päätös rakennuksen hankesuunnittelun aloittamisesta (hankesuunnittelupäätös). Periaatepäätös taidehankinnasta on myös hyvä sisällyttää hankesuunnittelupäätökseen. Sisällyttäminen voi tarkoittaa yleisen prosenttiperiaatteen kirjaamista. Jos kyseessä on suurempi hanke, voi tarveselvityksen taidehankintoja koskevaan mainintaan sisältyä idea taidehankintojen toteuttamisen tavoista.
Kaaviossa esiintyvä taideprojektin vetäjä tai välittäjä on taidekentän tuntija, joka voi olla tässä vaiheessa alueellinen taidetoimikunta, kunnallinen taidemuseo, paikallinen taiteilijaseura, kunnan kulttuuritoimi, taiteilija tai arkkitehti.
Taideprojektin vetäjä kokoaa taidehankkeen perusteluja. Hän visualisoi ja havainnollistaa esimerkein, mitä taide voi merkitä rakennushankkeessa. Taiteenhankinta rakennukseen on prosessi, johon ei ole yhtä menettelytapaa. Jokainen tilanne ja taidehankinta on omanlaisensa ja vaatii vuoropuhelua taideprojektin vetäjän, rakennuttajan, suunnittelijoiden ja rakennushankkeen päätöksentekijöiden välillä.
Taiteilija voi toimia taideprojektin aloitteentekijänä. Hän on asiantuntija, joka voi olla mukana taidetoimikunnassa, taiteilijajärjestössä, museossa, kuvataiteen koulussa ja aktiivisesti edistää prosenttiperiaatteen käyttöä ja käytäntöjen kehittämistä omalla paikkakunnallaan. Hän voi myös toimia konsulttina, jolta tilataan työpanos taideprojektin vetäjänä.
Esimerkki: Tukholman metroaseman taideteokset
Tukholman metron taideteokset on hankittu kahden taiteilijan aloitteesta. Erityyppiset taideteokset Tukholman metroasemilla, bussiterminaaleissa ja paikallisjunien asemilla ovat nyt jo itsestäänselvyys ja yksi Tukholman kaupungin matkailukohteista.
