Valmisteluvaiheessa taideprojekti liitetään konkreettisesti uuden rakennuksen tai olemassa olevan rakennuksen peruskorjauksen hankesuunnitelmaan. Rakennukseen integroidun taideteoksen toteuttaminen edellyttää yhteistyötä ja yhteisten tavoitteiden sekä yhteisen kielen löytämistä rakennuttajan, suunnittelijoiden  ja taideprojektin vetäjän välillä. Valmisteluvaiheessa taideprojektia koskevista sovituista asioista kootaan taideprojektin ohjelma, joka liitetään rakennuksen hankesuunnitelmaan. 

Rakennushankkeen hankesuunnitteluvaiheessa tarkennetaan tarveselvitykseen kirjatut asiat hankesuunnitelmaan. Ne asetetaan rakennussuunnittelun tavoitteiksi. Taidehankintojen tulee olla mukana hankesuunnitelman kustannusarviossa. Hankesuunnitelman perusteella tehdään päätös rakennussuunnittelun aloittamisesta.

2.1 Yhteinen kieli, taidetoiveet, tavoitteet

Taideprojektin valmisteluvaiheessa pyritään löytämään yhteinen kieli toimijoiden välille, lähinnä keskustelemalla, esimerkkien avulla, tutustumalla toteutettuihin kohteisiin kuvallisesti ja kirjallisesti. Eri mahdollisuuksia tarkastelemalla selvitetään, mitä halutaan ja minkä tyyppinen taide voisi olla mahdollista rakennushankkeessa.

Eri ammattikunnat käyttävät omaa ammattisanastoaan ja omia mielikuviaan asioiden käsittelemisessä. Taideprojektin tuominen mukaan rakentamisen maailmaan edellyttää kaikilta osapuolita avoimuutta ja sovittelukykyä.

Taideteos on aina uniikki, ja taideprojektin toteuttaminen rakennushankkeessa on aina erilaista sen mukaan, millainen rakennushanke on kyseessä, miten rakennushanke ja taideprojekti lähtevät liikkeelle, minkälaisia ihmisiä osallistuu yhteistyöhön ja päätöksentekoon sekä mitä tietoja tarvitaan eri päätöksentekovaiheissa. Rakennushankkeet voivat poiketa toisistaan kooltaan ja käytöltään: asuintalot, toimistotalot, muut liikerakennukset, urheilutilat, koulut, sairaalat ja hoitolaitokset, työtilat, tehtaat, omakotitalot, asunnot jne.

2.2 Taideprojektin valmistelun osapuolet

Taideprojektin valmistelun osapuolia ovat vetäjänä toimiva taidekentän tuntija, tilaaja, jota yleensä edustaa rakennushankkeen vetäjä, rakennuksen suunnittelijat ja käyttäjien edustajat.

2.2.1 Tilaaja

Taideteoksen  tilaaja voi olla valtio, kunta, kuntainliitto, seurakunta, rakennusliike, yksityinen liikeyritys, yksityinen kertarakennuttaja, yhdistys tai näiden kaikkien yhdistelmä. Isoissa hankkeissa tilaajaa edustaa rakennuttamiseen erikoistunut henkilö, yleensä rakennuttajainsinööri, joka toimii koko hankkeen projektinvetäjänä.

Rakennushankkeen tilaajan asiantuntijoita ovat arkkitehti, joka vastaa rakennuksen kokonaissuunnitelmasta, ja erityissuunnittelijat, joita ovat rakennesuunnittelija, LVI- ja sähkösuunnittelijat ja muut asiantuntijat rakennuskohteen mukaan.

Rakennushankkeen hankesuunnitteluvaiheessa tulevien käyttäjien edustajat ovat yleensä mukana tilaajan hankesuunnitteluryhmässä. Myös taideprojektin valmistelussa rakennuksen käyttötarkoitus ja tulevat käyttäjät tulee ottaa huomioon, koska taideprojektin toteuttamisen kannalta on oleellista, että myös käyttäjät hyväksyvät taideteoksen.

2.2.2 Taideprojektin vetäjä

Kunnallisten hankkeiden valmisteluvaiheessa taideprojektin vetäjä on kaupungin taidemuseo (taidemuseoissa yleensä asiantuntija on taidehistorioitsija, joka tuntee alueensa taiteilijat) tai muu kulttuuritoimi, maakunnallisissa rakennushankkeissa aluetaidemuseo tai  läänin taidetoimikunta. Taidetoimikunnassa on mukana ammattitaiteilijoita. Läänintaiteilijoiksi valitaan määräajaksi eri alojen taiteilijoita. Monissa kaupungeissa on vakiintunut käytäntö tilakeskusten (rakentamisyksiköiden) ja taidemuseoiden välillä prosenttitaidehankkeiden toteuttamiseksi, esimerkiksi Oulussa, Helsingissä, Salossa ja Turussa.

Rakennuttaja voi palkata hankkeisiin taidekoordinaattorin organisoimaan suuria, monen taiteilijan toteuttamia taidehankintoja. Taidekentän tuntemus on oleellista koordinaattorin työssä.

Arabianrannan taidekoordinaattorina Helsingissä toimi arkkitehti ja taiteilija; Turun T-sairaalan taidehankinnoista Turussa vastaa taidekoordinaattori, joka on  taiteentuottaja ja taiteilija. Alueen tai monen rakennuttajan rakennushankkeen taidehankintojen suunnittelusta voi myös vastata tilaajan palkkaama konsultti. Leinelän taidesuunnitelmat Vantaalla ovat taiteilijoiden laatimat,  Kehäradan taidesuunnitelman on tehnyt konsulttiyritys, jonka palveluksessa on taiteilija. Konsulttiyritys voi olla myös taiteilijan, arkkitehdin ja tuottajan yhteinen yritys, jolla on oma taiteilijaryhmänsä ja portfoliokokoelmansa.

Välittäjäasiantuntijan roolia voivat hoitaa myös paikalliset taiteilijayhdistykset.  Taidelainaamojen avulla hankitun paikallisia taiteilijoita koskevan hiljaisen tiedon lisäksi yhdistyksillä on mahdollisuus auttaa taiteilijaa rakennusprojekteihin osallistumisessa ja yhteistyössä hankkeen arkkitehtien kanssa.

Näihin erilaisiin taidehankinnan valmistelun kustannuksiin pitää olla myös varaus taidebudjetissa.

2.3 Taideprojektin vetäjän rooli

Taideprojektin vetäjä on mukana hankeneuvotteluissa ja hankesuunnittelutyöryhmässä asiantuntijana. Vetäjän tehtävänä on visualisoida taiteen mahdollisuudet rakennuttajille ja hankkeen muille osapuolille. Hankesuunnittelussa ja hankesuunnitteluryhmässä voi olla aivan eri henkilöitä mukana kuin tarvesuunnitteluvaiheessa.

Vetäjä selvittää taideprojektin kustannusraamit ja ajoitukset, mahdolliset etenemistavat taiteilijavalinnoissa ja päätöksenteossa. Hän kartoittaa taideprojektin kannalta oleelliset hanketiedot, osapuolet ja tavoitteet. Vetäjä kirjaa sovitut asiat yhteen taideohjelmaksi tai taideprojektisuunnitelmaksi, joka sisältyy kokonaisuudessaan hankesuunnitelmaan tai on ainakin mukana hankesuunnitelman kustannusarviossa.

Kun rakennushankkeen hankepäätös, johon taideprojekti sisältyy, on tehty ja rakennussuunnittelu päätetty aloittaa, taideprojektin vetäjä valmistelee taideprojektin jatkumisen. Hän varmistaa, että rakennushankkeessa on nimetty yhteyshenkilö, joka vastaa yhteydenpidosta taideprojektin vetäjään ja tietojen välittymisestä taideprojektin ja rakennushankkeen välillä.

 

2.4 Taiteilijan rooli

Taiteilija ja taideprojekti voivat tulla mukaan rakennushankkeeseen missä tahansa vaiheessa. Taiteilija tai taiteilijaryhmät voivat toimia taideprojektin aloitteentekijöinä koko hankkeen aikana muistuttamalla rakennuttajia ja muita rakennushankkeen toimijoita taiteen mahdollisuuksista.

Taiteilija voi myös toimia rakennuttajan asiantuntijana päätöksentekovaiheissa tai esimerkiksi palkattuna konsulttina taideprojektin vetäjänä hankesuunnitteluvaiheessa.

Taiteilija voi myös toimia taideprojektin ohjausryhmässä tai projektin päättävissä elimissä (vertaisarviointi). Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi toimiminen taidekilpailujen juryssä, taidetoimikunnissa tai lausunnonantajana jossain hankkeessa taiteilijajärjestöissä.

2.5 Taideohjelma

Rakennushankkeen tarveselvityksestä sen toteutukseen voi kulua monta vuotta ja näin osallistuvat henkilötkin voivat vaihtua. Mikäli kohteen suunnittelutehtävät kilpailutetaan hankkeen eri vaiheissa, toteuttamisvaiheen arkkitehti ja muut suunnittelijat voivat olla aivan eri henkilöitä kuin suunnittelun alussa.

Pitkien aikataulujen ja henkilöiden mahdollisen vaihtuvuuden takia erilaiset taideprojektia koskevat asiat on hyvä kirjata omaksi taideohjelmaksi, joka on hyvä liittää hankesuunnitelmaan. Hankesuunnitelman kustannusarviossa pitää olla varaus taidehankinnalle, koska muuten sen toteuttaminen voi olla hyvin vaikeaa.

Taideohjelmaan kirjataan taidehankinnan projektisuunnitelma (esim. taidekilpailun ohjelma). Siinä voidaan mainita esimerkiksi

• minne ja millaiseen tilaan teokset tulevat (sisä- vai ulkotila)
• millaista käyttöä tilalla on; käyttäjäryhmät
• taidetoiveet; mitä lisämerkitystä taideteoksen odotetaan tuovan rakennukseen
• mitä rajoituksia rakennus ja sen käyttö asettavat taideteokselle ja sen toteuttamiselle
• aikataulut
• millä tavalla taideteos toteutetaan (erillisenä taideurakkana tai osana rakennus- tai sisustusurakkaa tai muuta urakkaa)
• osapuolet
• miten taideprojekti toteutetaan, kuka toimii välittäjänä
• kuka päättää teosvalinnoista
• miten taiteilija valitaan, kilpailu, suora tilaus tai jokin muu tapa
• kustannusraamit, miten paljon rakennushankkeen budjetista varataan taidehankintoihin (prosenttiperiaate) tai miten muuten taidehankinnat rahoitetaan.